Verwerkersovereenkomst

Versie 2026-10-draft · laatst bijgewerkt: 27 oktober 2026

Deze verwerkersovereenkomst maakt deel uit van de voorwaarden van Kot360 tussen de verhuurder die Kot360 gebruikt ("jij", de verwerkingsverantwoordelijke) en Ulixes Consulting BV, Elegemstraat 186, 1700 Dilbeek, ondernemingsnummer 0795.420.685 ("Kot360", de verwerker). Ze bevat de verbintenissen die artikel 28 van de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming, Verordening (EU) 2016/679) vereist. Je aanvaardt ze wanneer je je verhuurdersaccount aanmaakt.

1. Onderwerp, duur en doel

• Onderwerp: Kot360 verwerkt persoonsgegevens in jouw opdracht om de Kot360-diensten te leveren die je gebruikt: marktplaats en verhuurderspagina, bezoeken, kandidaturen en wachtlijsten, studentendossiers, huurovereenkomsten en handtekeningen, huur, bankkoppeling, huurwaarborgen, herstellingen, plaatsbeschrijvingen en de studentenapp.
• Duur: zolang je Kot360 gebruikt, en daarna zolang nodig om de gegevens te verwijderen of terug te bezorgen (artikel 9).
• Aard: opslaan, ordenen, tonen, versturen (e-mail en push), documenten genereren, banktransacties koppelen aan de huur, en gegevens verwijderen.

2. Betrokkenen en gegevens

Kot360 verwerkt voor jou geen bijzondere categorieën van persoonsgegevens (artikel 9 AVG). Zet zulke gegevens (bijvoorbeeld gezondheidsgegevens) niet in vrije tekstvelden.

3. Je instructies

Kot360 verwerkt de gegevens enkel op basis van je gedocumenteerde instructies: deze voorwaarden, deze verwerkersovereenkomst en de instellingen en handelingen die je in Kot360 uitvoert. Als Kot360 wettelijk verplicht is om gegevens anders te verwerken, informeren we je eerst, tenzij de wet dat verbiedt. We laten je weten als we denken dat een instructie in strijd is met de gegevensbeschermingswetgeving.

4. Vertrouwelijkheid

Iedereen bij Kot360 die toegang heeft tot de gegevens, is tot vertrouwelijkheid gehouden. Medewerkers openen je account enkel om de dienst te leveren of te ondersteunen; elke supportsessie wordt gelogd.

5. Beveiliging (artikel 32 AVG)

Kot360 neemt passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder:

• versleuteling tijdens het transport (HTTPS) en versleuteling in rust van rijksregisternummers, bankrekeningnummers en toegangstokens voor banken;
• een scheiding tussen verhuurders, afgedwongen in de databank zelf (row-level security);
• toegang op basis van rollen voor je teamleden, en een aparte aanmelding met verplichte tweestapsverificatie voor medewerkers van Kot360;
• een auditlog van belangrijke handelingen, 12 maanden bewaard;
• dagelijkse back-ups in de EU;
• automatische verwijdering van gegevens van gasten die nooit tot een contact leidden, 12 maanden na de laatste activiteit.

6. Subverwerkers

Je geeft Kot360 een algemene toestemming om de volgende subverwerkers in te schakelen. Kot360 legt hun contractueel dezelfde verplichtingen inzake gegevensbescherming op en blijft voor hen verantwoordelijk.

We informeren je minstens 30 dagen voordat we een subverwerker toevoegen of vervangen. Je kunt bezwaar maken om redelijke redenen van gegevensbescherming; als we geen oplossing vinden, kun je de overeenkomst beëindigen voordat de wijziging ingaat.

7. Doorgiften buiten de EER

Kot360 geeft persoonsgegevens enkel door buiten de Europese Economische Ruimte als er een adequaatheidsbesluit geldt (bijvoorbeeld voor het Verenigd Koninkrijk) of met passende waarborgen, zoals het EU-VS-gegevensprivacykader of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.

8. Bijstand

Kot360 helpt je, voor zover redelijkerwijs mogelijk:

• om verzoeken van betrokkenen te beantwoorden (inzage, verbetering, wissing, beperking, overdraagbaarheid, bezwaar) — Kot360 bezorgt je de verzoeken die het voor jouw gegevens ontvangt onverwijld door;
• bij de beveiliging, meldingen van datalekken, gegevensbeschermingseffectbeoordelingen en de voorafgaande raadpleging van de toezichthoudende autoriteit (artikelen 32 tot 36 AVG).

Datalekken: Kot360 informeert je zonder onredelijke vertraging, en uiterlijk binnen 48 uur nadat het kennis kreeg van een inbreuk in verband met persoonsgegevens die je gegevens treft, met de informatie die je nodig hebt om de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA) binnen 72 uur in te lichten.

9. Einde van de overeenkomst

Wanneer je stopt met Kot360, verwijdert Kot360 de persoonsgegevens die het voor jou verwerkte binnen [DELETION DAYS] dagen, of bezorgt het ze je eerst terug als je dat vóór het einde vraagt, tenzij de wet Kot360 verplicht ze te bewaren. Back-ups worden volgens hun normale cyclus overschreven.

10. Audits

Kot360 stelt de informatie ter beschikking die je nodig hebt om aan te tonen dat artikel 28 AVG nageleefd wordt, en staat audits toe door jou of door een auditor die je aanstelt en die tot vertrouwelijkheid gehouden is, met een voorafgaande kennisgeving van minstens 30 dagen en hoogstens één keer per jaar, tenzij er een datalek is of een verzoek van de toezichthoudende autoriteit. Jij draagt de kosten van de audit.

11. Aansprakelijkheid en toepasselijk recht

De aansprakelijkheidsregels van de voorwaarden van Kot360 zijn van toepassing. Deze verwerkersovereenkomst wordt beheerst door het Belgisch recht. Als deze verwerkersovereenkomst en de voorwaarden elkaar tegenspreken over gegevensbescherming, heeft deze verwerkersovereenkomst voorrang.