Privacy

Laatst bijgewerkt: 27 oktober 2026

Dit beleid legt uit welke persoonsgegevens Kot360 verwerkt, waarom, op welke rechtsgrond, hoelang ze bewaard worden en welke rechten je hebt volgens de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming, Verordening (EU) 2016/679) en de wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens.

1. Wie is verantwoordelijk?

Kot360 wordt uitgebaat door Ulixes Consulting BV, Elegemstraat 186, 1700 Dilbeek, ondernemingsnummer 0795.420.685 ("Kot360", "wij").

Kot360 brengt studenten in contact met verhuurders van studentenkamers. Wie verantwoordelijk is voor je gegevens, hangt af van wat je doet:

• De verhuurder is de verwerkingsverantwoordelijke voor alles wat je via Kot360 met een verhuurder deelt: een bezoekaanvraag, een vraag, een kandidatuur, een plaats op een wachtlijst, je studentendossier, je huurovereenkomst, de huur, de huurwaarborg, herstellingen en plaatsbeschrijvingen. De verhuurder beslist wat er met die gegevens gebeurt. Kot360 verwerkt ze in opdracht van de verhuurder als verwerker, op basis van een verwerkersovereenkomst (artikel 28 AVG). Met vragen over die gegevens kun je rechtstreeks bij de verhuurder terecht, of je contacteert ons en wij geven je verzoek door.
• Kot360 is de verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens die we nodig hebben om het platform zelf te laten werken: gebruikersaccounts en aanmeldingen, de accounts van verhuurders en hun teamleden, onze facturen aan verhuurders, beveiligings- en auditlogs, en de publieke website.

We hebben geen functionaris voor gegevensbescherming aangesteld, omdat de wet dat voor onze activiteiten niet vereist. Je kunt ons voor elke privacyvraag bereiken op help@kot360.be.

2. Welke gegevens, waarom en op welke rechtsgrond

2.1 De website bezoeken

• Wat: technische gegevens die je browser doorstuurt (IP-adres, type browser, de pagina's die je opent) en de cookies die in ons cookiebeleid beschreven staan.
• Waarom: om de website te tonen, ze veilig te houden en je taal te onthouden.
• Rechtsgrond: ons gerechtvaardigd belang bij het uitbaten van een veilige website (artikel 6, lid 1, f) AVG).

2.2 Een verhuurder contacteren als gast (zonder account)

Wanneer je een bezoek boekt, een vraag stelt, je kandidaat stelt voor een kamer of je inschrijft op een wachtlijst, geef je enkel je naam, e-mailadres, telefoonnummer, taal, de periode die je zoekt en een optioneel bericht op. We registreren wanneer en waarvoor je je akkoord gaf, samen met je IP-adres, als bewijs.

• Waarom: zodat de verhuurder het bezoek kan organiseren, je vraag kan beantwoorden of je kandidatuur kan behandelen, en zodat jij je aanvraag kunt opvolgen of annuleren via de link in onze e-mails.
• Rechtsgrond: maatregelen die je vraagt vóór het sluiten van een eventuele huurovereenkomst (artikel 6, lid 1, b) AVG). De wachtlijst is gebaseerd op je toestemming (artikel 6, lid 1, a) AVG): je kunt ze op elk moment verlaten via de link in elke herinnering.
• Verwerkingsverantwoordelijke: de verhuurder (Kot360 is verwerker).

2.3 Nadat de verhuurder beslist om met jou verder te gaan

Pas dan vraagt de verhuurder meer: geboortedatum, thuisadres, school en studierichting, en de contactgegevens van maximaal twee ouders of voogden. Je rijksregisternummer is optioneel; als je het opgeeft, wordt het versleuteld bewaard. Jij kiest welke ouders een kopie van de huurovereenkomst en het huuroverzicht krijgen.

• Waarom: om het aanbod en de huurovereenkomst voor te bereiden en na te gaan of een ouder mee moet ondertekenen (bijvoorbeeld als je jonger bent dan 18).
• Rechtsgrond: het voorbereiden en uitvoeren van de huurovereenkomst (artikel 6, lid 1, b) AVG).
• Verwerkingsverantwoordelijke: de verhuurder.

2.4 Je studentenaccount en de Kot360-app

Om de app te gebruiken, maak je een account aan met je e-mailadres en een wachtwoord (dat enkel als veilige hash bewaard wordt). Eén account werkt voor elke verhuurder bij wie je huurt. Als je het toestaat, sturen we pushmeldingen naar je toestel; we bewaren dan het technische abonnement van je browser.

• Waarom: zodat je kunt inloggen, je huurovereenkomst, betalingen, huurwaarborg en herstellingen kunt bekijken, en om je op de hoogte te brengen.
• Rechtsgrond: de uitvoering van onze gebruiksvoorwaarden (artikel 6, lid 1, b) AVG); pushmeldingen enkel met je toestemming (artikel 6, lid 1, a) AVG), die je kunt intrekken in je browser of in de app.
• Verwerkingsverantwoordelijke: Kot360 voor de account zelf; de verhuurder voor de huurgegevens die je erin ziet.

2.5 De huur: huurovereenkomst, huur, huurwaarborg, herstellingen en plaatsbeschrijvingen

Afhankelijk van de diensten die de verhuurder gebruikt, worden de volgende gegevens verwerkt:

• Huurovereenkomst en handtekeningen: de huurovereenkomst, de personen die ze ondertekenen, het tijdstip en het bewijs van ondertekening. Online handtekeningen verlopen via Yousign.
• Huur: het huurschema, de gestructureerde mededeling, betalingen en herinneringen. Als de verhuurder zijn bankrekening koppelt (via Ponto), worden de inkomende overschrijvingen op de rekening van de verhuurder gelezen om de huur automatisch af te vinken, inclusief de naam en het rekeningnummer (IBAN) van de betaler. IBAN's worden versleuteld bewaard.
• Huurwaarborg: de vorm en het bedrag van de waarborg, de status ervan en het akkoord over de vrijgave.
• Herstellingen: je beschrijving, foto's, opmerkingen en geplande bezoeken.
• Plaatsbeschrijvingen: de plaatsbeschrijving bij intrek en bij vertrek, met foto's, meterstanden en bevestigingen.
• Rechtsgrond: de uitvoering van de huurovereenkomst (artikel 6, lid 1, b) AVG) en de wettelijke verplichtingen van de verhuurder, bijvoorbeeld rond huurwaarborgen en boekhouding (artikel 6, lid 1, c) AVG).
• Verwerkingsverantwoordelijke: de verhuurder.

2.6 Verhuurders en hun team

• Wat: naam, e-mailadres, telefoonnummer, wachtwoordhash, rol in het team, bedrijfsgegevens (naam, adres, btw-nummer, IBAN), de adressen van de panden, facturen, het gebruik van betalende opties en het betalingsmandaat bij Mollie.
• Waarom: om de dienst te leveren, te factureren en je te ondersteunen.
• Rechtsgrond: de uitvoering van de overeenkomst met de verhuurder (artikel 6, lid 1, b) AVG) en onze boekhoudkundige verplichtingen (artikel 6, lid 1, c) AVG).
• Verwerkingsverantwoordelijke: Kot360.

2.7 Adressuggesties en vertalingen

Wanneer je een adres typt in een formulier, wordt de tekst die je typt vanaf onze server naar Google (Places API) gestuurd om passende adressen voor te stellen. Je IP-adres en de rest van je dossier worden niet doorgestuurd. De coördinaten van panden op de kaart komen van OpenStreetMap (Nominatim), niet van Google.

• Rechtsgrond: ons gerechtvaardigd belang bij correcte adressen en een eenvoudig formulier (artikel 6, lid 1, f) AVG). Je kunt de velden altijd zelf invullen zonder de suggesties te gebruiken.

Automatische vertaling: als een verhuurder die aanzet, worden de beschrijvingen die hij schrijft (huizen, kamers, gemeenschappelijke ruimtes en zijn pagina) vanaf onze server naar Anthropic (Claude API) gestuurd, dat ze vertaalt in de andere talen van Kot360. Alleen die teksten worden verstuurd. Een verhuurder kan elke taal altijd zelf schrijven of verbeteren.

• Rechtsgrond: ons gerechtvaardigd belang en dat van de verhuurder om studenten de informatie in hun taal te tonen (artikel 6, lid 1, f) AVG).

2.8 Interviews met verhuurders (onderzoek)

Voor we Kot360 voor verhuurders bouwen, bevragen we verhuurders over hun manier van werken via een online interview.

• Wat: het aantal kamers, de steden, hoe u vandaag werkt, hoeveel tijd stappen kosten, wat er misloopt, wat u uitgeeft en welke prijs u redelijk vindt. Optioneel: uw naam, e-mailadres en telefoonnummer, de andere verhuurders die u vermeldt, en of u gecontacteerd wilt worden.
• Waarom: om de noden van verhuurders te begrijpen en te beslissen wat we bouwen. Als u erom vraagt, om u te contacteren voor een demo of wanneer we een oplossing hebben voor de problemen die u beschreef.
• Rechtsgrond: uw toestemming (artikel 6.1.a AVG) voor uw naam en contactgegevens, die u altijd kunt intrekken; ons gerechtvaardigd belang bij marktonderzoek (artikel 6.1.f AVG) voor de antwoorden zelf. Zonder contactgegevens zijn de antwoorden anoniem.
• Analyse: om conclusies te trekken, worden de antwoorden van alle interviews naar Anthropic (Claude API) gestuurd, zonder namen, e-mailadressen, telefoonnummers of de verhuurders die u vermeldt.
• Tegen valse antwoorden: we noteren hoe lang het interview duurde, via welke uitnodigingslink het binnenkwam, en een code afgeleid van uw internetverbinding (niet uw IP-adres zelf) om herhaalde inzendingen te herkennen. Die code wordt na 30 dagen gewist. Als u een e-mailadres achterlaat, sturen we één e-mail om het te bevestigen. Als we het aanzetten, controleert Cloudflare Turnstile dat u geen robot bent. Rechtsgrond: ons gerechtvaardigd belang bij betrouwbaar onderzoek (artikel 6.1.f AVG).
• Verwerkingsverantwoordelijke: Kot360.

2.9 Beveiliging, ondersteuning en misbruik

We houden een auditlog bij van belangrijke handelingen (bijvoorbeeld handtekeningen, downloads van documenten, verwijderingen van accounts en elke keer dat een medewerker van Kot360 een verhuurdersaccount bekijkt om te helpen). Supportmedewerkers bekijken een account enkel om een probleem op te lossen, en elke zo'n sessie wordt gelogd.

• Rechtsgrond: ons gerechtvaardigd belang bij het beschermen van het platform, de gebruikers en hun gegevens en bij het voorkomen van fraude (artikel 6, lid 1, f) AVG).

2.10 Wat we niet doen

• We verkopen geen persoonsgegevens en gebruiken ze niet voor reclame.
• We gebruiken geen tracking- of advertentiecookies.
• We nemen geen geautomatiseerde beslissingen over jou (artikel 22 AVG): de verhuurder beslist wie een kamer krijgt.

3. Wie ontvangt de gegevens?

• De verhuurder die je contacteert of bij wie je huurt, en de teamleden aan wie de verhuurder toegang geeft.
• Personen die jij kiest, zoals de ouders of borgen die je toevoegt.
• Onze dienstverleners (subverwerkers), enkel voor de dienst die ze leveren en contractueel gebonden:

• Overheden, enkel wanneer de wet ons daartoe verplicht.

4. Doorgiften buiten de Europese Economische Ruimte

De meeste gegevens blijven in de EU. Sommige dienstverleners hierboven kunnen gegevens buiten de EER verwerken:

• Verenigd Koninkrijk (OpenStreetMap): gedekt door een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie.
• Verenigde Staten (Google, Anthropic, Cloudflare, Apple, Mozilla): de dienstverleners zijn gecertificeerd onder het EU-VS-gegevensprivacykader, of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie zijn van toepassing.

Enkel het strikte minimum verlaat de EU: voor adressuggesties de tekst die je typt, voor automatische vertalingen de te vertalen beschrijvingen, voor kaarten en lettertypes je IP-adres, voor pushmeldingen een kort bericht.

5. Hoelang bewaren we gegevens?

Wanneer een verhuurder zijn Kot360-abonnement stopzet, verwijderen of bezorgen we de gegevens die we voor hem verwerkten binnen [DELETION DAYS] dagen terug, tenzij de wet ons verplicht ze te bewaren.

6. Je rechten

Je hebt het recht om:

• je gegevens in te zien en er een kopie van te krijgen (artikel 15);
• onjuiste gegevens te laten verbeteren (artikel 16);
• je gegevens te laten wissen (artikel 17), tenzij wij of de verhuurder ze wettelijk moeten bewaren;
• de verwerking te laten beperken (artikel 18);
• je gegevens in een gestructureerde, machineleesbare vorm te ontvangen (overdraagbaarheid, artikel 20);
• bezwaar te maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang (artikel 21);
• je toestemming op elk moment in te trekken, zonder dat dit invloed heeft op wat daarvoor gebeurde (artikel 7, lid 3).

Op je accountpagina kun je onder Je gegevens alles downloaden wat Kot360 over jou bewaart (Mijn gegevens downloaden) en je account verwijderen (Mijn account verwijderen). Voor al het andere schrijf je naar help@kot360.be. We antwoorden binnen één maand; voor complexe verzoeken kan die termijn met twee maanden verlengd worden, en dan laten we je weten waarom. We kunnen je vragen om te bewijzen wie je bent.

Voor gegevens waarvoor een verhuurder verwerkingsverantwoordelijke is (punten 2.2, 2.3 en 2.5), beslist de verhuurder over je verzoek; wij helpen de verhuurder om het te beantwoorden.

7. Beveiliging

We beschermen je gegevens onder meer met:

• versleutelde verbindingen (HTTPS) en versleutelde opslag van rijksregisternummers, bankrekeningnummers en toegangstokens voor banken;
• een strikte scheiding tussen verhuurders, afgedwongen in de databank zelf;
• wachtwoorden die enkel als veilige hash bewaard worden, en tweestapsverificatie voor medewerkers van Kot360;
• toegang enkel voor wie die nodig heeft, waarbij elke supportsessie gelogd wordt;
• dagelijkse back-ups, bewaard in de EU.

Als een datalek waarschijnlijk een risico inhoudt voor je rechten, melden wij (of de verhuurder) het binnen 72 uur aan de Gegevensbeschermingsautoriteit en brengen we je onverwijld op de hoogte als het risico hoog is (artikelen 33 en 34 AVG).

8. Minderjarigen

Kot360 is bedoeld voor studenten, die vaak 17 of 18 jaar zijn wanneer ze een kamer zoeken. Als een student jonger is dan 18, ondertekent een ouder of voogd meestal mee de huurovereenkomst; de verhuurder legt die regel vast.

9. Klachten

Contacteer ons eerst op help@kot360.be; we lossen het probleem graag op. Je kunt altijd een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA) (Autorité de protection des données), Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, contact@apd-gba.be, www.gegevensbeschermingsautoriteit.be, of bij de toezichthoudende autoriteit van het EU-land waar je woont of werkt.

10. Wijzigingen

We passen dit beleid aan wanneer Kot360 verandert. De datum bovenaan toont de meest recente versie. Over belangrijke wijzigingen brengen we je op de hoogte via e-mail of in de app.