Datenschutz

Zuletzt aktualisiert: 27 Oktober 2026

Diese Erklärung beschreibt, welche personenbezogenen Daten Kot360 verarbeitet, warum, auf welcher Rechtsgrundlage, wie lange sie aufbewahrt werden und welche Rechte Sie nach der DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung, Verordnung (EU) 2016/679) und dem belgischen Gesetz vom 30. Juli 2018 über den Schutz natürlicher Personen hinsichtlich der Verarbeitung personenbezogener Daten haben.

1. Wer ist verantwortlich?

Kot360 wird betrieben von Ulixes Consulting GmbH, Elegemstraat 186, 1700 Dilbeek, Unternehmensnummer 0795.420.685 („Kot360“, „wir“).

Kot360 bringt Studierende mit Vermietern von Studentenzimmern zusammen. Wer für Ihre Daten verantwortlich ist, hängt davon ab, was Sie tun:

• Der Vermieter ist der Verantwortliche für alles, was Sie über Kot360 mit einem Vermieter teilen: eine Besichtigungsanfrage, eine Frage, eine Bewerbung, einen Platz auf einer Warteliste, Ihre Studentenakte, Ihren Mietvertrag, Miete, Kaution, Reparaturen und Bestandsaufnahmen. Der Vermieter entscheidet, was mit diesen Daten geschieht. Kot360 verarbeitet sie im Auftrag des Vermieters als Auftragsverarbeiter, auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags (Artikel 28 DSGVO). Bei Fragen zu diesen Daten können Sie sich direkt an den Vermieter wenden oder uns kontaktieren; wir leiten Ihre Anfrage dann weiter.
• Kot360 ist der Verantwortliche für die Daten, die wir für den Betrieb der Plattform selbst benötigen: Benutzerkonten und Anmeldungen, die Konten der Vermieter und ihrer Teammitglieder, unsere Rechnungen an Vermieter, Sicherheits- und Audit-Protokolle sowie die öffentliche Website.

Wir haben keinen Datenschutzbeauftragten benannt, da das Gesetz dies für unsere Tätigkeiten nicht vorschreibt. Bei allen Fragen zum Datenschutz erreichen Sie uns unter help@kot360.be.

2. Welche Daten, warum und auf welcher Rechtsgrundlage

2.1 Besuch der Website

• Was: technische Daten, die Ihr Browser sendet (IP-Adresse, Browsertyp, die Seiten, die Sie aufrufen), und die in unserer Cookie-Richtlinie beschriebenen Cookies.
• Warum: um die Website anzuzeigen, sie sicher zu halten und Ihre Sprache zu speichern.
• Rechtsgrundlage: unser berechtigtes Interesse am Betrieb einer sicheren Website (Artikel 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO).

2.2 Kontakt mit einem Vermieter als Gast (ohne Konto)

Wenn Sie eine Besichtigung buchen, eine Frage stellen, sich für ein Zimmer bewerben oder sich auf eine Warteliste setzen lassen, geben Sie nur Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Sprache, den gesuchten Zeitraum und eine optionale Nachricht an. Als Nachweis speichern wir, wann und wofür Sie Ihr Einverständnis gegeben haben, zusammen mit Ihrer IP-Adresse.

• Warum: damit der Vermieter die Besichtigung organisieren, Ihre Frage beantworten oder Ihre Bewerbung bearbeiten kann und damit Sie Ihre Anfrage über den Link in unseren E-Mails verfolgen oder stornieren können.
• Rechtsgrundlage: Maßnahmen, die Sie vor einem möglichen Mietvertrag anfragen (Artikel 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO). Die Warteliste beruht auf Ihrer Einwilligung (Artikel 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO): Sie können sie jederzeit über den Link in jeder Erinnerung verlassen.
• Verantwortlicher: der Vermieter (Kot360 ist Auftragsverarbeiter).

2.3 Nachdem der Vermieter sich für Sie entschieden hat

Erst dann fragt der Vermieter weitere Angaben ab: Geburtsdatum, Wohnadresse, Hochschule und Studium sowie die Kontaktdaten von bis zu zwei Eltern oder Erziehungsberechtigten. Ihre Nationalregisternummer ist optional; wenn Sie sie angeben, wird sie verschlüsselt gespeichert. Sie entscheiden, welche Eltern Kopien des Mietvertrags und der Mietübersicht erhalten.

• Warum: um das Angebot und den Mietvertrag vorzubereiten und zu prüfen, ob ein Elternteil mitunterschreiben muss (zum Beispiel, wenn Sie jünger als 18 Jahre sind).
• Rechtsgrundlage: Vorbereitung und Erfüllung des Mietvertrags (Artikel 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO).
• Verantwortlicher: der Vermieter.

2.4 Ihr Studentenkonto und die Kot360-App

Um die App zu nutzen, erstellen Sie ein Konto mit Ihrer E-Mail-Adresse und einem Passwort (das nur als sicherer Hash gespeichert wird). Ein Konto gilt für alle Vermieter, bei denen Sie mieten. Wenn Sie es erlauben, senden wir Push-Benachrichtigungen an Ihr Gerät; dafür speichern wir das technische Abonnement Ihres Browsers.

• Warum: damit Sie sich anmelden, Ihren Mietvertrag, Zahlungen, Kaution und Reparaturen sehen können und damit wir Sie benachrichtigen können.
• Rechtsgrundlage: Erfüllung unserer Nutzungsbedingungen (Artikel 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO); Push-Benachrichtigungen nur mit Ihrer Erlaubnis (Artikel 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO), die Sie in Ihrem Browser oder in der App widerrufen können.
• Verantwortlicher: Kot360 für das Konto selbst; der Vermieter für die Mietdaten, die Sie darin sehen.

2.5 Die Vermietung: Mietvertrag, Miete, Kaution, Reparaturen und Bestandsaufnahmen

Je nachdem, welche Dienste der Vermieter nutzt, werden folgende Daten verarbeitet:

• Mietvertrag und Unterschriften: der Mietvertrag, die Personen, die ihn unterschreiben, Zeitpunkt und Nachweis der Unterschrift. Online-Unterschriften laufen über Yousign.
• Miete: der Mietzahlungsplan, die strukturierte Mitteilung, Zahlungen und Erinnerungen. Wenn der Vermieter sein Bankkonto verbindet (über Ponto), werden eingehende Überweisungen auf dem Konto des Vermieters gelesen, um die Miete automatisch abzuhaken, einschließlich Name und Kontonummer (IBAN) des Zahlers. IBANs werden verschlüsselt gespeichert.
• Kaution: Form und Höhe der Kaution, ihr Status und die Vereinbarung zur Freigabe.
• Reparaturen: Ihre Beschreibung, Fotos, Kommentare und geplante Termine.
• Bestandsaufnahmen: die Berichte der Bestandsaufnahme beim Einzug und beim Auszug, mit Fotos, Zählerständen und Bestätigungen.
• Rechtsgrundlage: Erfüllung des Mietvertrags (Artikel 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO) und die gesetzlichen Pflichten des Vermieters, zum Beispiel in Bezug auf Kautionen und Buchhaltung (Artikel 6 Abs. 1 Buchst. c DSGVO).
• Verantwortlicher: der Vermieter.

2.6 Vermieter und ihr Team

• Was: Name, E-Mail, Telefon, Passwort-Hash, Rolle im Team, Unternehmensdaten (Name, Adresse, MwSt.-Nummer, IBAN), die Adressen der Häuser, Rechnungen, Nutzung kostenpflichtiger Optionen und das Zahlungsmandat bei Mollie.
• Warum: um den Dienst zu erbringen, abzurechnen und Sie zu unterstützen.
• Rechtsgrundlage: Erfüllung des Vertrags mit dem Vermieter (Artikel 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO) und unsere Buchhaltungspflichten (Artikel 6 Abs. 1 Buchst. c DSGVO).
• Verantwortlicher: Kot360.

2.7 Adressvorschläge und Übersetzungen

Wenn Sie in einem Formular eine Adresse eingeben, wird der eingegebene Text von unserem Server an Google (Places API) gesendet, um passende Adressen vorzuschlagen. Ihre IP-Adresse und der Rest Ihrer Akte werden nicht übermittelt. Die Koordinaten der Häuser auf der Karte stammen von OpenStreetMap (Nominatim), nicht von Google.

• Rechtsgrundlage: unser berechtigtes Interesse an korrekten Adressen und einem einfachen Formular (Artikel 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO). Sie können die Felder jederzeit selbst ausfüllen, ohne die Vorschläge zu nutzen.

Automatische Übersetzung: Wenn ein Vermieter sie einschaltet, werden die Beschreibungen, die er schreibt (Häuser, Zimmer, Gemeinschaftsräume und seine Seite), von unserem Server an Anthropic (Claude API) gesendet, das sie in die anderen Sprachen von Kot360 übersetzt. Nur diese Texte werden gesendet. Der Vermieter kann jede Sprache jederzeit selbst schreiben oder korrigieren.

• Rechtsgrundlage: unser berechtigtes Interesse und das des Vermieters, Studierenden die Informationen in ihrer Sprache zu zeigen (Artikel 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO).

2.8 Interviews mit Vermietern (Forschung)

Bevor wir Kot360 für Vermieter entwickeln, befragen wir Vermieter in einem Online-Interview zu ihrer Arbeitsweise.

• Was: die Anzahl der Zimmer, die Städte, wie Sie heute arbeiten, wie viel Zeit die Schritte kosten, was schiefgeht, was Sie ausgeben und welchen Preis Sie angemessen finden. Freiwillig: Ihr Name, Ihre E-Mail-Adresse und Telefonnummer, andere Vermieter, die Sie nennen, und ob Sie kontaktiert werden möchten.
• Warum: um die Bedürfnisse von Vermietern zu verstehen und zu entscheiden, was wir entwickeln. Wenn Sie es wünschen, um Sie für eine Demo zu kontaktieren oder sobald wir eine Lösung für die beschriebenen Probleme haben.
• Rechtsgrundlage: Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) für Ihren Namen und Ihre Kontaktdaten, die Sie jederzeit widerrufen können; unser berechtigtes Interesse an Marktforschung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) für die Antworten selbst. Ohne Kontaktdaten sind die Antworten anonym.
• Auswertung: Um Schlussfolgerungen zu ziehen, werden die Antworten aller Interviews ohne Namen, E-Mail-Adressen, Telefonnummern oder die genannten Vermieter an Anthropic (Claude API) gesendet.
• Gegen falsche Antworten: Wir notieren, wie lange das Interview dauerte, über welchen Einladungslink es kam, und einen aus Ihrer Internetverbindung abgeleiteten Code (nicht Ihre IP-Adresse selbst), um wiederholte Einsendungen zu erkennen. Dieser Code wird nach 30 Tagen gelöscht. Wenn Sie eine E-Mail-Adresse hinterlassen, senden wir eine einzige E-Mail zur Bestätigung. Wenn wir es einschalten, prüft Cloudflare Turnstile, dass Sie kein Roboter sind. Rechtsgrundlage: unser berechtigtes Interesse an zuverlässiger Forschung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
• Verantwortlicher: Kot360.

2.9 Sicherheit, Support und Missbrauch

Wir führen ein Audit-Protokoll wichtiger Aktionen (zum Beispiel Unterschriften, Downloads von Dokumenten, Kontolöschungen und jedes Mal, wenn ein Mitarbeiter von Kot360 ein Vermieterkonto einsieht, um zu helfen). Support-Mitarbeiter sehen ein Konto nur ein, um ein Problem zu lösen, und jede solche Sitzung wird protokolliert.

• Rechtsgrundlage: unser berechtigtes Interesse am Schutz der Plattform, der Nutzer und ihrer Daten sowie an der Verhinderung von Betrug (Artikel 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO).

2.10 Was wir nicht tun

• Wir verkaufen keine personenbezogenen Daten und nutzen sie nicht für Werbung.
• Wir verwenden keine Tracking- oder Werbe-Cookies.
• Wir treffen keine automatisierten Entscheidungen über Sie (Artikel 22 DSGVO): Der Vermieter entscheidet, wer ein Zimmer bekommt.

3. Wer erhält die Daten?

• Der Vermieter, den Sie kontaktieren oder bei dem Sie mieten, und die Teammitglieder, denen der Vermieter Zugriff gibt.
• Personen, die Sie auswählen, etwa die Eltern oder Bürgen, die Sie hinzufügen.
• Unsere Dienstleister (Unterauftragsverarbeiter), nur für den Dienst, den sie erbringen, und vertraglich gebunden:

• Behörden, nur wenn das Gesetz uns dazu verpflichtet.

4. Übermittlungen außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums

Die meisten Daten bleiben in der EU. Einige der oben genannten Anbieter können Daten außerhalb des EWR verarbeiten:

• Vereinigtes Königreich (OpenStreetMap): abgedeckt durch einen Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission.
• Vereinigte Staaten (Google, Anthropic, Cloudflare, Apple, Mozilla): Die Anbieter sind nach dem EU-US-Datenschutzrahmen (Data Privacy Framework) zertifiziert, oder es gelten die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission.

Nur das Nötigste verlässt die EU: bei Adressvorschlägen der Text, den Sie eingeben, bei automatischen Übersetzungen die zu übersetzenden Beschreibungen, bei Karten und Schriftarten Ihre IP-Adresse, bei Push-Benachrichtigungen eine kurze Nachricht.

5. Wie lange bewahren wir Daten auf?

Wenn ein Vermieter sein Kot360-Abonnement beendet, löschen wir die Daten, die wir für ihn verarbeitet haben, innerhalb von [DELETION DAYS] Tagen oder geben sie ihm zurück, sofern das Gesetz uns nicht zur Aufbewahrung verpflichtet.

6. Ihre Rechte

Sie haben das Recht,

• Auskunft über Ihre Daten und eine Kopie davon zu erhalten (Artikel 15);
• unrichtige Daten berichtigen zu lassen (Artikel 16);
• Ihre Daten löschen zu lassen (Artikel 17), es sei denn, wir oder der Vermieter müssen sie gesetzlich aufbewahren;
• die Verarbeitung einschränken zu lassen (Artikel 18);
• Ihre Daten in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format zu erhalten (Datenübertragbarkeit, Artikel 20);
• einer Verarbeitung, die auf berechtigtem Interesse beruht, zu widersprechen (Artikel 21);
• Ihre Einwilligung jederzeit zu widerrufen, ohne dass dies die vorherige Verarbeitung berührt (Artikel 7 Abs. 3).

Auf Ihrer Kontoseite können Sie unter Ihre Daten alles herunterladen, was Kot360 über Sie speichert (Meine Daten herunterladen), und Ihr Konto löschen (Mein Konto löschen). Für alles andere schreiben Sie an help@kot360.be. Wir antworten innerhalb eines Monats; bei komplexen Anfragen kann sich diese Frist um zwei Monate verlängern, und wir teilen Ihnen den Grund mit. Wir können Sie bitten, Ihre Identität nachzuweisen.

Bei Daten, für die ein Vermieter verantwortlich ist (Abschnitte 2.2, 2.3 und 2.5), entscheidet der Vermieter über Ihre Anfrage; wir helfen dem Vermieter, sie zu beantworten.

7. Sicherheit

Wir schützen Ihre Daten unter anderem durch:

• verschlüsselte Verbindungen (HTTPS) und verschlüsselte Speicherung von Nationalregisternummern, Kontonummern und Bankzugangstokens;
• strikte Trennung zwischen Vermietern, die in der Datenbank selbst durchgesetzt wird;
• Passwörter, die nur als sicherer Hash gespeichert werden, und Zwei-Faktor-Authentifizierung für Mitarbeiter von Kot360;
• Zugriff nur nach dem Need-to-know-Prinzip, wobei jede Support-Sitzung protokolliert wird;
• tägliche Sicherungskopien, die in der EU gespeichert werden.

Wenn eine Datenschutzverletzung voraussichtlich ein Risiko für Ihre Rechte darstellt, melden wir (oder der Vermieter) sie innerhalb von 72 Stunden der Datenschutzbehörde und informieren Sie unverzüglich, wenn das Risiko hoch ist (Artikel 33 und 34 DSGVO).

8. Minderjährige

Kot360 richtet sich an Studierende, die bei der Zimmersuche oft 17 oder 18 Jahre alt sind. Ist ein Studierender jünger als 18 Jahre, unterschreibt in der Regel ein Elternteil oder Erziehungsberechtigter den Mietvertrag mit; diese Regel legt der Vermieter fest.

9. Beschwerden

Bitte wenden Sie sich zuerst an uns unter help@kot360.be; wir möchten das Problem gerne lösen. Sie können jederzeit eine Beschwerde bei der belgischen Datenschutzbehörde (DSB) (Gegevensbeschermingsautoriteit / Autorité de protection des données), Pressestraße 35 / Drukpersstraat 35, 1000 Brüssel, contact@apd-gba.be, www.dataprotectionauthority.be, oder bei der Behörde des EU-Landes einreichen, in dem Sie wohnen oder arbeiten.

10. Änderungen

Wir aktualisieren diese Erklärung, wenn sich Kot360 ändert. Das Datum oben zeigt die neueste Fassung. Über wichtige Änderungen informieren wir Sie per E-Mail oder in der App.