Contrat de sous-traitance

Version 2026-10-draft · dernière mise à jour : 27 octobre 2026

Le présent contrat de sous-traitance fait partie des conditions de Kot360 conclues entre le propriétaire qui utilise Kot360 (« vous », le responsable du traitement) et Ulixes Consulting SRL, Elegemstraat 186, 1700 Dilbeek, numéro d'entreprise 0795.420.685 (« Kot360 », le sous-traitant). Il énonce les engagements requis par l'article 28 du RGPD (règlement général sur la protection des données, règlement (UE) 2016/679). Vous l'acceptez lorsque vous créez votre compte propriétaire.

1. Objet, durée et finalité

• Objet : Kot360 traite des données à caractère personnel pour votre compte afin de fournir les services Kot360 que vous utilisez : plateforme d'annonces et page du propriétaire, visites, candidatures et listes d'attente, dossiers d'étudiants, contrats et signatures, loyers, connexion bancaire, garanties locatives, réparations, états des lieux et app étudiant.
• Durée : aussi longtemps que vous utilisez Kot360, puis aussi longtemps que nécessaire pour supprimer ou restituer les données (article 9).
• Nature : stockage, organisation, affichage, envoi (e-mail et push), génération de documents, rapprochement des transactions bancaires avec les loyers et suppression des données.

2. Personnes concernées et données

Kot360 ne traite pas pour vous de catégories particulières de données à caractère personnel (article 9 du RGPD). N'introduisez pas de telles données (par exemple des données de santé) dans les champs de texte libre.

3. Vos instructions

Kot360 traite les données uniquement sur vos instructions documentées : les présentes conditions, le présent contrat de sous-traitance, ainsi que les paramètres que vous choisissez et les actions que vous effectuez dans Kot360. Si Kot360 est tenu par la loi de traiter les données autrement, nous vous en informons au préalable, sauf si la loi l'interdit. Nous vous prévenons si nous estimons qu'une instruction enfreint la législation relative à la protection des données.

4. Confidentialité

Toute personne chez Kot360 qui a accès aux données est tenue à la confidentialité. Le personnel n'accède à votre compte que pour fournir le service ou vous assister ; chaque session d'assistance est enregistrée.

5. Sécurité (article 32 du RGPD)

Kot360 prend des mesures techniques et organisationnelles appropriées, notamment :

• le chiffrement en transit (HTTPS) et le chiffrement au repos des numéros de registre national, des numéros de compte bancaire et des jetons d'accès bancaire ;
• la séparation des propriétaires, imposée au sein même de la base de données (sécurité au niveau des lignes) ;
• un accès basé sur les rôles pour les membres de votre équipe, et une connexion distincte avec authentification à deux facteurs obligatoire pour le personnel de Kot360 ;
• un journal d'audit des actions importantes, conservé pendant 12 mois ;
• des sauvegardes quotidiennes dans l'UE ;
• la suppression automatique des données des invités qui n'ont jamais abouti à un contact, 12 mois après la dernière activité.

6. Sous-traitants ultérieurs

Vous accordez à Kot360 une autorisation générale de faire appel aux sous-traitants ultérieurs suivants. Kot360 leur impose par contrat les mêmes obligations en matière de protection des données et reste responsable à leur égard.

Nous vous informons au moins 30 jours avant d'ajouter ou de remplacer un sous-traitant ultérieur. Vous pouvez vous y opposer pour des motifs raisonnables liés à la protection des données ; si nous ne trouvons pas de solution, vous pouvez mettre fin au contrat avant que le changement ne s'applique.

7. Transferts en dehors de l'EEE

Kot360 ne transfère des données à caractère personnel en dehors de l'Espace économique européen que lorsqu'une décision d'adéquation s'applique (par exemple pour le Royaume-Uni) ou moyennant des garanties appropriées, telles que le cadre de protection des données UE-États-Unis ou les clauses contractuelles types de la Commission européenne.

8. Assistance

Kot360 vous aide, dans la mesure du raisonnable :

• à répondre aux demandes des personnes concernées (accès, rectification, effacement, limitation, portabilité, opposition) — Kot360 vous transmet sans délai les demandes qu'il reçoit concernant vos données ;
• en matière de sécurité, de notification des violations de données, d'analyses d'impact relatives à la protection des données et de consultation préalable de l'autorité (articles 32 à 36 du RGPD).

Violations de données : Kot360 vous informe dans les meilleurs délais, et au plus tard dans les 48 heures après en avoir pris connaissance, de toute violation de données à caractère personnel qui concerne vos données, avec les informations dont vous avez besoin pour la notifier à l'Autorité de protection des données (APD) dans les 72 heures.

9. Fin du contrat

Lorsque vous cessez d'utiliser Kot360, Kot360 supprime les données à caractère personnel qu'il a traitées pour vous dans un délai de [DELETION DAYS] jours, ou vous les restitue d'abord si vous en faites la demande avant la fin, sauf si la loi oblige Kot360 à les conserver. Les sauvegardes sont écrasées selon leur cycle normal.

10. Audits

Kot360 met à votre disposition les informations nécessaires pour démontrer le respect de l'article 28 du RGPD et permet la réalisation d'audits par vous-même ou par un auditeur que vous désignez, tenu à la confidentialité, moyennant un préavis d'au moins 30 jours et au maximum une fois par an, sauf en cas de violation de données ou de demande de l'autorité. Les frais de l'audit sont à votre charge.

11. Responsabilité et droit applicable

Les règles de responsabilité des conditions de Kot360 s'appliquent. Le présent contrat de sous-traitance est régi par le droit belge. En cas de contradiction entre le présent contrat de sous-traitance et les conditions en matière de protection des données, le présent contrat de sous-traitance prévaut.